ADS Sistema de Producción y Contabilidad

El proceso que sigue una empresa Industrial, es sumamente complejo, pues debe llevar el control desde la materia prima, hasta que la producción esté terminada, contemplando el material, el tiempo, la productividad diaria tanto de las máquinas como de los obreros, etc.
Son tantos los detalles que se deben contemplar que llevar el control sin un sistema es sumamente engorroso. Este es el caso de la empresa escogida para el desarrollo de este trabajo FAMENSAL S.A. de C.V.; empresa dedicada a la fabricación de máquinas industriales mediante pedidos.
El presente avance muestra los pasos que se han seguido para el análisis de dicha empresa, los requerimientos obtenidos, el proceso que la empresa sigue para su funcionamiento así como entrevistas con las personas encargadas.
Un dato que llama mucho la atención es darse cuenta de que jamás el enfoque del análisis resolverá el problema sin ayuda de las personas encargadas directamente, ya que en el transcurso de la investigación, el "problema" que se pretendía resolver primero por considerarse el más importante y cuidadoso, como lo es el inventario, no necesitaba tanta atención, como el control del proceso de producción diario, que después de la entrevista se identificó como el proceso principal para el funcionamiento de FAMENSAL, S.A. de C.V.
Solamente después de determinar los requerimientos de información, se procedió a construir el flujograma de los procesos que la empresa sigue y solamente se dio como válido cuando la persona identificada como la futura usuaria del sistema dio su aprobación, de esta manera se asegura que el diseño del sistema está encaminado a satisfacer las necesidades que el usuario tiene.

OBJETIVO GENERAL:
Realizar un análisis y diseño de un sistema apegado a los requerimientos establecidos por la empresa, buscando resolver los problemas que esta tenga y brindar una solución que sea la más factible óptima y económica para dicha empresa.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Identificar los procesos más importantes dentro de la empresa elegida.

Determinar los requerimientos necesarios para la automatización de los procesos establecidos.

Representar el proceso en un flujograma, basándose en la información recopilada durante la investigación de campo.

Aprender a reconocer cuales son las verdaderas necesidades que posee una empresas, para buscar las mejores opciones que permitan solventarlas con éxito.

Teniendo claro los conceptos teóricos adquiridos en la clase, se hace necesario llevarlos a la práctica para reforzar dichos conocimientos y de esta manera ser capaces de realizar un buen análisis y diseño de cualquier sistema.
La elaboración de un sistema dirigido a una empresa específica, hace al analista aprender a enfrentarse a las diversas situaciones y problemáticas que se generan durante el estudio, diseño e implementación del mismo. Para lo cual el analista debe ser creativo, capaz de trabajar bajo presión y tener tacto para la obtención de la información que sea necesaria; todo esto con el fin de buscar las soluciones que más se apeguen a las necesidades y/o requerimientos del usuario.

Esta etapa es sumamente importante para el desarrollo de un sistema, por lo cual se debe ser muy cuidadoso de identificar el problema ya que de hacerlo de manera inadecuada se estaría perdiendo el tiempo dedicándolo a un problema equivocado.
De hecho este fue el primer factor que se encontró mediante la investigación, ya que en primer lugar se pretendía diseñar un Sistema de Administración Financiera, que controlara los inventarios y la contabilidad, se había decidido empezar a trabajar con los inventarios por creer que era el proceso que necesitaba más atención en la empresa, a medida que la investigación avanzaba, se determinaron los siguientes aspectos:

El inventario en esta empresa no era un proceso demasiado grande ya que la empresa constituye máquinas por medio de pedidos y cada máquina tiene requerimientos específicos y muy rara vez elaboran dos máquinas iguales al mismo tiempo, por lo que para cada máquina a elaborar, se hace la lista de materiales que necesita y se compran directamente para dicha máquina. Esto no quiere decir que no tengan nada en bodega, pues la construcción de una máquina es trabajo de meses y los materiales se tienen en la bodega, además se guardan los materiales que sobran de los trabajos anteriores u otros que se compran en grandes cantidades por ser comunes en muchas máquinas; pero aún así el proceso de inventario de esta empresa en específico es bastante simple por lo que se descartó como problema principal para el diseño del sistema.
El proceso principal de FAMENSAL S.A. de C.V. es la producción, por lo que lo primordial es llevar un control diario de esta, para después de determinar el costo de construcción de una máquina, este proceso es supervisado diariamente, por medio de reportes de materiales, horas de fabricación, Por lo tanto se identificó esto como el principal problema, ya que a pesar que el control diario de la producción es lo más importante, la empresa no cuenta con un sistema que maneje este proceso. Esto obliga a la Gerente de Producción a llevar este control en hojas de Excel, convirtiéndolo en un proceso extremadamente dificultoso ya que además hay cosas que se hacen con papel y lápiz, prácticamente la computadora solo se usa para guardar datos dejando el proceso por completo en manos de la Gerente de Producción, esto además de ser un trabajo demasiado exhaustivo para la persona encargada, representa un alto riesgo debido a la dependencia que la empresa tiene con la Gerente de Producción, ya que solamente ella sabe manejar a totalidad el control de producción de la manera como hasta ahora se maneja. Por estas razones se decidió que el trabajo a realizar sería un Sistema de Control de Producción y Contabilidad.

Esto se logra a partir de la colocación de los usuarios particularmente involucrados. Para llevar a cabo el desarrollo de este trabajo ya que el sistema estaría en manos de pocos usuarios, por lo que se optó por el método de la entrevista dirigiéndose primeramente al dueño de la empresa, el Sr. Agustín Adalberto García Gómez, quien facilitó la obtención de la información, dando autorización para poder llegar a la empresa y entrevistar a las personas con los procesos.
Luego se entrevistó al encargado de la bodega el Sr, Antonio Argueta, quien explicó el proceso de inventario y proporcionó los formatos de solicitud de orden de compra, Reporte de ingreso de materiales, Reporte de salida de materiales.
Después se entrevistó a la Gerente de Producción, la Srita. Karla Jeannette Machuca Juárez.
De esta última se obtuvo la mayor información, ya que como se ha mencionado es la que lleva a cabo el control de producción que es por el momento en lo que se va enfocar el análisis del trabajo, posteriormente cuando se este trabajando en la parte contable del sistema se procederá a entrevistar el contador de dicha empresa.

Cuando se determinó que el sistema que se pretende diseñar está dirigido a FAMENSAL S.A de C.V., se procedió a recabar información acerca de la empresa.
FAMENSAL S.A. de C.V., significado de Fabricación de Máquinas Envasadoras Salvadoreña. Es una mediana empresa de tipo industrial dedicada desde hace diez años a la fabricación de máquinas industriales.
Su forma de operación es en base a pedidos de los clientes tanto nacionales como internacionales: ya que su mercado comprende parte del área centroamericano como lo es Guatemala, Honduras, Nicaragua y Panamá.
La empresa cuenta con un promedio de veinte empleados distribuidos de la siguiente forma:

Se trató de incluir a las personas claves dentro de la organización, haciendo lo posible por mantener un equilibrio de tal manera que se cubran tantas necesidades de los usuarios como sea posible.
Al contactar con la organización, permitió tener una idea clara sobre quienes deberían ser los entrevistados, por lo tanto, se eligió a las personas que manipulan directamente los procesos de interés presentados más adelante para conocer de primera mano todo lo que estos conllevan.
Para ello, se entrevistó al dueño de la empresa, al encargado de bodega y al gerente de producción.

Se gestionó con las autoridades de la empresa para lograr el ingreso a las instalaciones y de esta manera proceder a entrevistar a las personas responsables de los procesos en estudio.
Se reservó un tiempo especial para llevar a cabo la entrevista con la Gerente de Producción, puesto que es la que maneja toda la información de suma importancia dentro del proceso de producción, ya que los datos proporcionados por el dueño y el encargado de la bodega no requerían de una explicación muy extensa, estas entrevistas no sobrepasaron los quince minutos.

Se inició la entrevista con una pregunta abierta ¿Cómo maneja la empresa los inventarios en general?.
La respuesta fue bastante simple ya que el inventario que FAMENSAL S.A de C.V. utiliza no requiere de mayor trabajo.
A través de la entrevista se nos describió el proceso de control de producción diario como el más importante.
Debido a que las preguntas elaboradas estaban enfocadas a otros aspectos, se le permitió a la entrevistada explicar por completo el proceso, haciendo preguntas puntuales únicamente cuando algo no había quedado claro. Al terminar la entrevista el panorama de las necesidades de la empresa había cambiado completamente.

Este primer avance abarca solamente el proceso de producción de una máquina desde su pedido hasta su entrega, para lo cual se siguen los siguientes pasos:

Una vez que se ha recibido el pedido de una máquina con sus especificaciones se elabora una cotización de ésta.
Se le muestra al cliente la cotización, y este decide si la acepta o no:
En este punto se evalúa si el cliente es nuevo:
Se envía la cotización al gerente de producción.
Luego el gerente se encarga de abrir la orden de producción.
Se archiva la orden de producción para que sea usada en la planta.
Se procede a verificar la existencia en bodega de la materia prima y los componentes para la construcción de dicha máquina.
Se evalúa si el material con el que se cuenta es suficiente:
Registro de salida de materia prima diaria elaborando su reporte correspondiente.
Control de la producción diaria creando el reporte respectivo.
Se evalúa si la fabricación de la máquina ha terminado.
Se entrega la máquina al gerente de producción.
Se lleva ha cabo el cálculo de los costos de fabricación de dicha máquina.
Se contabiliza el rendimiento de la máquina elaborada.
Fin del proceso.

Durante el proceso de recolección de información, se observó que en la empresa se realizan diferentes procesos; los cuales se llevan a cabo de forma manual consumiendo una cantidad de tiempo mucho mayor a que si estos se manejaran de manera automatizada.
Se considera que la empresa esta desperdiciando sus recursos, pues cuenta con computadoras que están siendo subutilizadas pudiendo implementar un sistema que agilice las labores del departamento de producción y así obtener una optimización de recursos y un incremento en las ganancias, ya que se haría mejor uso del tiempo y facilitaría la toma de decisiones.

A partir de la realización del avance presentado se concluyó que:

La parte más importante en el análisis de un sistema, es la determinación de los requerimientos, ya que mediante estos se obtiene la información adecuada para diseñar el sistema, si este proceso no se realiza con el cuidado necesario, todo el trabajo realizado de aquí en adelante estará defectuoso debido a que no se canaliza en una solución factible por falta de información.
Para la entrevista es muy importante haber investigado los antecedentes de la empresa; para que de esta manera dirigir al entrevistado preguntas concretas, respecto a la empresa, función o proceso que sea objeto de estudio en ese instante.
Para la elaboración del flujograma es muy importante contar con la colaboración y la aprobación final de los responsables directos de los procesos, ya que ellos son las personas "expertas", y el trabajo del analista es facilitar las funciones de ellas; por lo que el diseño debe cumplir con los requerimientos de los encargados y no de los analistas.

Claudia Carolina Coreas	CR9804187
Yesenia Marleni Escobar Alas	EA980470
José Edgardo López Vázquez	LV980467
Gladis M. Mazariego Quinteros	MQ980195
Stephanie Yamileth Miranda Ventura	MV980216

Análisis y diseño del Sistema de control de producción y contabilidad

Indice

i. Introducción

ii. Objetivos

iii. Alcances y Limitaciones

iv. Justificación

1. Identificación del Problema

2. Determinación de los Requerimientos

2.1 Planeación de la Entrevista

2.1.1 Recopilación de Antecedentes

2.1.2 Establecimiento de los Objetivos de la Entrevista

2.1.3 Selección de los Entrevistados

2.1.4 Preparación de los Entrevistados

2.1.5 Selección del tipo y Estructura de las Preguntas

2.2 Desarrollo y Conclusiones de la Entrevista realizada a la Gerente de Producción

3.1 Descripción del Diagrama de Flujo de Producción

v. Recomendaciones

vi. Conclusiones

vii. Bibliografía

Anexos